RFID dokumentni sistem
- enostavno označevanje in beleženje dokumentacije ter inventarja,
- hitro in učinkovito zajemanje podatkov s pomočjo ročnih ali stacionarnih čitalcev,
- povečanje nadzora nad lokacijo varnostjo iznosom (kraje) sredstev,
- dolgoročno arhiviranje podatkov dostopnosti do dokumentacije oz. inventarja,
- samodejno delovanje ter hiter prenos podatkov v realnem času.
Zakaj uporaba RFID pri sledenju dokumentacije?
Zaupni dokumenti in poslovna (delovna) dokumentacija so najpomembnejše sestavine vsake organizacije. Zagotavljajo nemoteno delo v delovnem in proizvodnem procesu ter igrajo pomembno vlogo pri finančnem stanju podjetja. S tem razlogom je optimizacija in nadzor upravljanja dokumentov ter dokumentacije pomembna naloga za upravljanje podjetja.
Tehnična implementacija RFID sistema pri upravljanju dokumentacije omogoča avtomatski zajem podatkov o lokaciji in toku sredstev na poljubni lokaciji. Kadar imamo znotraj podjetja vzpostavljeno Wi-Fi mrežo, se lahko posamezni prostori in lokacije brezžično spojijo v celovit sistem zajema podatkov, kateri se enotno prenašajo direktno v centralni ERP sistem podjetja. To omogoča enostavno spremljanje stanja v realnem času ter možnost enostavnega vodenja delovnega procesa.
Z vzpostavitvijo varne in zanesljive zbirke zajetih podatkov krepimo nadzor nad sredstvi, jih nadzorovano dodeljujemo uporabnikom in zmanjšamo možnost izgub oz. odtujitev zaupnih vsebin.
Težave klasičnega vodenja sredstev in dokumentacije
- velika količina in različne vrste sredstev povzročajo težave pri upravljanju;
- pomanjkanje sistema in informacij o upravljanju zmanjšuje delovno učinkovitost;
- zaloga sredstev pomeni dodatne stroške, pomanjkanje le-teg pa porabo časa;
- podatki o sredstvih niso skladni z dejanskim stanjem sredstev;
- stroške poslovanja ni mogoče preveriti in ugotoviti pravočasno in natančno,
- sredstva oz. dokumenti se lahko izgubijo oz. jih odtujijo posamezniki,
- ni jasne evidence dostopnosti do sredstev in dokumentov, ki veljajo za ključne dejavnike podjetja,
- itd.
Učinki RFID tehnologije
Tradicionalne “motode” upravljanja, če jih lahko sploh tako imenujemo, so vključevale bistveno prevelik vpliv človeškega faktorja pri zagotavljanju točnosti, ažurnosti in znižanju stroškov izvajanja. Sodobna tehnologija je postala cenovno zelo dostopna, s tem pa je implementacija takšnih rešitev v sodobnih procesih najbolj optimalna odločitev. Ključni učinki pri implementaciji RFID tehnologije v sistem upravljanja osnovnih sredstev in dokumentacije:
- zajem informacij se izvaja s pomočjo ročnih oz. stacionarnih naprav, ki ne dopuščajo napak pri zajemu, kot je to v navadi pri tradicionalnem ročnem beleženju,
- izničimo vpliv človeškega faktorja v procesu evidentiranja;
- pregled nad izvajanjem poslovnih procesov je možen v realnem času, hkrati pa je enostavno vršiti optimizacijo ter znižati stroške dela,
- učinkovitost obdelave podatkov je centralizirana ter zajema detajlne podatke,
- sistemi “v oblaku” omogočajo arhiviranje zajetih podatkov ter dolgoročen pregled nad zgodovinskim dogajanjem z vsakim posamičnim sredstvom ali dokumentom,
- izognemo se morebitnim odtujitvam ali nenamerni izgubi dokumentov, itd.
Prednosti RFID sistema
- izboljšana natančnost in učinkovitost preglednosti nad dokumenti in inventarjem,
- zmanjšani stroški nadzora in izvajanje revizijskih postopkov,
- avtomatizacija pomaga zmanjšati stopnjo napak in izboljšati varnost sredstev,
- povratne informacije v realnem času lahko pravočasno opozarjajo vodstvo nad zaznavo nepravilnosti, itd.
Kako deluje in kaj potrebujemo?
RFID je okrajšava z radiofrekvenčno identifikacijo. Tipični sistem RFID je sestavljen iz RFID čitalca, RFID antene in RFID čipov oz. nalepk.
- RFID nalepka pri označevanju sredstva oz. dokumenta definira globalno edinstveno identifikacijsko številko,
- ročni ali stacionarni čitalec za zbiranje informacij omogoča enostaven zajem podatkov,
- točk informacij se integrira v sistem celostnega vodenja in upravljanje osnovnih sredstev.
Potek izvajanja nadzora sredstev in dokumentacije
- namizni RFID čitalec se uporablja za inicializacijo podatkov RFID čipov ali nalepk. Na takšen način se uparijo informacije o sredstvu/dokumentu in enotna ID oznaka zapisana v RFID nalepki,
- stacionarni RFID čitalec lahko namestimo na ključne točke nadzora (med vrata sob, skladišča, arhive, izhodov iz podjetja,…), slednjega pa preko Wi-Fi omrežja povežemo v centralni računalniški sistem. Na takšen način lahko zajemamo podatke z namenom nadzora nakladanja in razkladanja, spremljanja toka sredstev in dostopov do prevzema. Ob vsaki nepravilnosti se takoj sproži alarm v centralnem sistemu.
- Ročni RFID čitalec se uporablja za dnevni popis sredstev in upravljanje gibanja dokumentov . Z njim lahko v eni sekundi enostavno preverimo stanje dokumentov na policah, v predalih, posameznih pisarna, v skladišču ali v proizvodnji.
Želite izvedeti več?
Za več podrobnosti o RFID rešitvah in optimizaciji poslovnih procesov vas vabimo, da nas kontaktirate. Naša ekipa se bo z veseljem odzvala na interes skupnega srečanja, kjer lahko skupno preučimo vašo dejansko situacijo in podamo smernice o možnih izboljšavah. Vaše zadovoljstvo je naša največja motivacija.
